Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung

Unternehmen sind durch den Gesetzgeber dazu verpflichtet, E-Mails gesetzeskonform und revisionssicher zu archivieren. Für steuerlich relevante E-Mails bis einschließlich deren Anhängen gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren.

Bei einer Steuerprüfung müssen alle betriebswirtschaftlichen und steuerrechtlichen relevanten E-Mails mit deren Anhängen jederseits unveränderbar verfügbar sein.

Erfüllt Ihr Unternehmen heute schon di

Mit dem Appliance-Server EMA® bietet ICO eine intelligente und regelkonforme Lösung für die automatisierte Archivierung, die Langzeitaufbewahrung und das Wiederherstellen von E-Mails. ese Anforderungen?

Beachten Sie: Ein Backup ist in aller Regel kein gesetzeskonformes Archiv!

1) Die Hoheit eines E-Mail-Archivs bleibt immer beim Besitzer des E-Mail-Kontos.

• Durch den Einsatz eines einzigartigen Verschlüsselungskonzepts gewährleistet EMA®, dass die automatisch von jedem E-Mail-Konto erstellten Archive immer nur von ihren Besitzern eingesehen und wiederhergestellt werden können. Der Zugriff auf archivierte Daten
  kann zudem nur mit derjenigen EMA®-Hardware erfolgen, mit der die
  Daten auch archiviert wurden.
• Auf diese Weise kann ein Zugriff oder gar Missbrauch der Daten durch Dritte, auch wenn diese mit administrativen Rechten ausgestattet sind, ausgeschlossen werden.
• Wo immer die E-Mail-Daten Ihres Unternehmens auch archiviert werden (Fileserver, Datencenter, DVD, etc.), durch den Einsatz von EMA® sind sie vor Zugriff oder Missbrauch Dritter sicher.

2) Echtheitsgarantie der E-Mails durch digitale Signatur.

• Zusätzlich zur gesetzlich und wirtschaftlich konformen E-Mail-Archivierung wird von EMA® jede E-Mail – mit Hilfe von ANA® Automated Network Administrator® – mit einer digitalen Signatur versehen.
• Die digitale Signatur dient als Nachweis über Authentizität des Inhalts der archivierten E-Mail (inkl. aller Anhänge) und ist gleichzeitig Garantie, dass archivierte Daten nicht verändert oder manipuliert wurden.
• Durch eine von ARTEC neu entwickelte Technologie sind die EMail-Daten während des Signaturvorgangs durch ANA® Automated Network Administrator® vor dem Zugriff Dritter sicher. Auch hier gilt der Grundsatz: Die Datenhoheit bleibt immer beim Besitzer des E-Mail-Archivs, auch hier gewährleistet EMA® maximalen Datenschutz.